Privatlivspolitik for Ballerup Folkedanserforening
Pr. 11. maj 2018
Ballerup Folkedanserforenings dataansvar:
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Ballerup Folkedanserforening er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:
Formand Per Præstekjær
Hedeparken 215, 2.tv. 2750 Ballerup
Telefon 61695663
Mail: per-frede@hotmail
Hjemmeside: www.ballerupfolkedanserforening.dk
Behandling af personoplysninger:
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse
- Oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd
- Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysninger fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
- Folkedans Danmark f.eks. ved foreningsskift, kursusdeltagelse etc.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling af lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
- Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
- Formål med behandling af oplysninger på ledere, instruktører og spillemænd
- Håndtering af hverv og pligter i foreningen
- Overblik over erfaringer og kompetencer / kurser etc.
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
- Afholdelse af sociale arrangementer, danse-aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder, taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Folkedans Danmark
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine oplysninger
I forbindelse med konkurrencer sker der videregivelse af resultater til Folkedans Danmark.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd i relevant omgang til Folkedans Danmark.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder/instruktør/spillemand eller som lønnet leder/instruktør/spillemand:
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til tre år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere/instruktører/spillemænd
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til et år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere/instruktører/spillemænd
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere/instruktører/spillemænd til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til at få indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
—————————————————————————————–
| Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Ballerup Folkedanserforening | |||
| Seneste ajourføring af dokumentet er 11.maj 2018 | |||
| Ansvarlig for databeskyttelse i Ballerup Folkedanserforening | Formand Per Præstekjær, Hedeparken 215, 2.tv. 2750 Ballerup, telefon 61695663, mailadresse per-frede@hotmail.com | ||
| Kasserer Ulla Nielsen, Baltorpvej 119 st.th. 2750 Ballerup, telefon 44974291, mailadresse un@balbonet.dk | |||
| Formål med behandling af data | Almen medlems-kommunikation | ||
| Indkaldelse til medlemsmøder og events | |||
| Indkaldelse til generalforsamling | |||
| Kontingentbetaling til foreningen | |||
| Kontingentbetaling til Folkedans Danmark | |||
| Søge tilskud fra kommunen | |||
| Udbetale lønninger og godtgørelser | |||
| Skatteindberetning | |||
| Vi behandler følgende oplysninger | Navn | Oplysninger minus | |
| Mailadresse | CPR-nummer opbe- | ||
| Telefonnummer | vares i medlems- | ||
| Postadresse | systemet | ||
| Fødselsdag | folkedansenseren.dk | ||
| CPR-nummer | ikke i alle tilfælde | (databehandleraftale | |
| på vej) | |||
| Vi behandler oplysninger om følgende | Medlemmer/bestyrelse bosiddende i kommunen | alle ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer | |
| Medlemmer/bestyrelse bosiddende uden for kommunen | alle ovennævnte oplysninger | ||
| Instruktører | alle ovennævnte oplysninger | ||
| ledere | alle ovennævnte oplysninger | ||
| Spillemænd | alle ovennævnte oplysninger | ||
| Bestyrelsesmedlemmer | alle ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer | ||
| Vi videregiver oplysningerne som følger | Navn, mailadresse, telefonnummer, postadresse | videregives til Festudvalgsformand, redaktører af | |
| samt fødselsdag | Gue Venner samt Folkedans Danmark | ||
| Ovennævnte + CPR-nummer | videregives til SKAT ved udbetalinger | ||
| Ovennævnte + CPR-nummer | videregives til kommunen ved ansøgning om tilskud | ||
| Sletning af personoplysninger | Ovennævnte medlemsoplysninger | opbevares i op til 3 år | |
| Oplysninger om ulønnede ledere, instruktører og | |||
| spillemænd, der er ophørt med aktiviteten | opbevares i op til 1 år | ||
| Oplysninger om lønnede ledere, instruktører og | |||
| spillemænd, der er ophørt med aktiviteten | opbevares i op til 5 år efter arbejdets ophør | ||
| Opbevaring af personoplysninger | Alle medlemsoplysninger samt alle oplysninger om | opbevares på kassererens computer, som er sikret | |
| bestyrelsesmedlemmer, ledere, instruktører og | med et password, som kun kendes af formand og | ||
| spillemænd | kasserer | ||
| Ringbind med bilag indeholdende de nævnte oplysninger | |||
| opbevares i et skab hos formand og kasserer | |||
| Reaktion på brud på datasikkerheden | Kassererens computer | Skulle denne blive stjålet eller hacket eller på anden | |
| måde blive kompromitteret, kontakter vi straks | |||
| Folkedans Danmark og drøfter eventuel anmeldelse | |||
| til politiet og til Datatilsynet. | |||
| Ringbind med bilag indeholdende ovennævnte | Skulle indholdet blive stjålet eller kompromitteret, | ||
| oplysninger om medlemmer, bestyrelsesmedlemmer, | helt eller delvist, kontakter vi straks Folkedans | ||
| ledere, instruktører og spillemænd | Danmark og drøfter eventuel anmeldelse til | ||
| politiet og til Datatilsynet. | |||